20. yüzyılın son çeyreğinden itibaren hız kazanan teknolojik gelişmeler ve küreselleşme hareketi tüm dünyayı etkisi altına aldıktan sonra neler oldu? Cevap basit ve bir o kadar da karmaşık: Değişim ve dönüşüm. Aslında bu süreç bir nevi uzak ile yakın mekanlar arasındaki mesafelerin göz ardı edilerek “mekânsız eşzamanlılığın” keşfi haline gelmiştir. Bu bağlamda ülkelerin ve insanların birbirleriyle temasa geçmesine yönelik engeller de ortadan kalkmış, ekonomik ve sosyal etkileşimin de önü açılmıştır.

1989 yılında internetin ve 2004 yılında Facebook gibi bir sosyal medya platformunun hayatımıza girmesiyle birlikte dijital çağın ayak sesleri de çok net duyulmaya başlamıştır. Mekânsız eşzamanlılığın hâkim olduğu bu dijital ortamlar gerçeklikten uzak “sanal dünyalar” olarak adlandırılsa da kaynağında insan yer almaktadır. O halde sanal dünya insan unsurudur.

Şirketlerin “hız” ve “uluslararası rekabet” anahtar kavramları çerçevesinde değişim ve dönüşüm geçirdiği bu dijital çağın temelinde insan yapısının ve davranış modellerinin de değiştiği aşikardır. Bu anlamda şirketlerin uluslararası rekabette sadece pazarlama departmanlarını dijital dönüşüme açık hale getirmesi hiçbir anlam ifade etmemekle birlikte, temelde insan kaynakları departmanının da bu alanda kendini konumlandırması bir zorunluluk olarak karşımıza çıkmaktadır.

İnsan davranışının ve beklentilerinin farklılaştığı bu dönemde dijital dönüşüme ayak uyduramayan Y kuşağı mensubu çalışanlar hem örgüt kültürüne adaptasyon sağlamak konusunda bir hayli zorlanmakta, hem de aday olarak değerlendirme süreçlerinde birkaç adım geriye düşmektedirler. Öte yandan günümüzde Z kuşağının aktif çalışan nüfus içerisine dahil olmasıyla adaydan beklenenin aksine şirketinizin dijital ayak izi, çalışanların tercihlerinde önemli bir unsur oluşturmaktadır. Bugün şirketlerin dijital olması çalışanlar için yeni bir motivasyon kaynağı olarak karşımıza çıkmaktadır.

İnsan kaynakları süreçlerinde, işe alımdan çalışan bağlılığına kadar her bir aşama ve alan dijitalde desteklendiği sürece işveren ve çalışan arasındaki karşılıklı-bağımlılık kendini göstermektedir:

• İşe Alım: İşe alım süreçlerinde sosyal medya her geçen gün önemini artırmaktadır. İnsan kaynakları departmanı, işe alacağı adayın özgeçmişini A4 kâğıdı sınırında incelemek yerine adayın sosyal mecralarda profilini nasıl oluşturduğunu, benliğini nasıl yansıttığını ve yönettiğini görüntüleyebilmektedir. Aday ise çalışmak istediği şirketin misyon ve vizyonunu, nicelik ve niteliğini, başarılarını ve referanslarını yine dijital imkanlar aracılığıyla gözlemleyebilmektedir. Bu noktada işveren ve çalışan açısından bilinçli seçme edimi ortaya konulabilmektedir.
• Denetlenebilirlik: Maaş bordrosu, izin talebi ve çalışan değerlendirme formu gibi dokümanların dijital ortamda saklanması ve çalışanların bu bilgilere erişebilmesi şeffaflık ve denetlenebilirlik açısından olumlu bir intiba oluşturmaktadır. Bu durum da çalışan bağlılığını artırmaktadır. Aynı zamanda izin taleplerinin oluşturulmasına, kişisel bilgilerin güncellenebilmesi vb. süreçlerin çalışanın yönetimine sunulmasına olanak sağlayan yazılımların kullanılması insan kaynaklarının daha az veri girişi ile daha kapsamlı rapor elde etmesine de yardımcı olmaktadır.
• Eğitim: Çalışanın istediği yer ve zaman diliminde çevrimiçi bir şekilde eğitim almasını sağlayacak bir platformun oluşturulması ve eğitim takibinin karşılıklı olarak denetlenebilecek bir süreç haline gelmesi de yine iş akış verimliliğini artırmaktadır.
• Sosyal Medya Kullanımı: İnsan kaynakları departmanının bir yeni görevi de çalışanlarına çevrimiçi platformlarda nasıl davranılması, nasıl yer alınması ve nasıl tepki verilmesi gerektiğine dair detaylar sunmak olmalıdır. Böyle bir çalışma hem şirket hem de çalışan açısından bilinçli bir dijital dönüşümün kapısını aralayacaktır.
• İtibar Yönetimi: Günümüzde dijital ortamlarda anonim profiller aracılığıyla fikirlerin özgürce ifade edilebilmesi de bazı noktalarda şirket itibarı bakımından tehdit oluşturmaktadır. Dijital ortamlarda algı operasyonlarının hızla yayılması, şirketin ve şirket sahiplerinin yakın çevresinden çalışanlarına, müşterilerinden rakiplerine kadar her türden kesimde olumsuz itibar uyandırma riski anlamına gelmektedir. Bu anlamda dijital itibar yönetimi de yalnızca pazarlama departmanının görevi değil, insan kaynakları departmanı ile birlikte yürütülmesi gereken bir süreçtir.

Sonuç olarak insan kaynakları süreçlerinin dijitalleşmesi yalnızca bu departmanın beklenti ve ihtiyaçlarına yönelik olmayarak çalışanların ve örgütün de ihtiyaç ve beklentileri merkeze alınmalıdır. Çünkü başarılı bir dijital dönüşümden söz etmek istiyorsak, buna yalnızca tek tarafın çıkarlarını koruyan bir yol izlenerek ulaşılamaz.